Коротко: CRA требует хранить бизнес-документы шесть лет с конца последнего налогового года, к которому они относятся. Если декларацию подали с опозданием, срок идёт с даты подачи. После роспуска корпорации записи хранят два года. Электронные копии за границей допускаются только с разрешения CRA.
Налоговая может запросить документы спустя годы после подачи декларации, и вопрос «что хранить и сколько» возникает у каждого, кто работает на себя или открыл компанию. Основное правило простое, исключений набирается больше, чем кажется. Ниже сроки и то, где разрешено хранить электронные копии. Налоги самозанятого мы разобрали в отдельной статье.
Основное правило: шесть лет
CRA требует хранить учётные записи и подтверждающие документы шесть лет с конца последнего налогового года, к которому они относятся. Для корпорации налоговый год равен финансовому периоду, для физического лица это календарный год. Пример: расходы за 2026 год нужно сохранить до конца 2032 года.
Исключения
| Ситуация | Срок хранения | Источник, дата |
|---|---|---|
| Обычные документы бизнеса | 6 лет с конца последнего налогового года | CRA, 03.08.2026 |
| Декларация подана с опозданием | 6 лет с даты подачи | CRA, 03.08.2026 |
| Закрытый бизнес без инкорпорации | 6 лет с конца года, в котором бизнес закрыт | CRA, 03.08.2026 |
| Распущенная корпорация | 2 года после роспуска | CRA, 03.08.2026 |
| Возражение или апелляция | до решения, срока подачи апелляции или конца 6 лет, что наступит позже | CRA, 03.08.2026 |
| Долгосрочное имущество, реестр акций, сделки продажи или ликвидации | без ограничения срока | CRA, 03.08.2026 |
Если CRA требует более долгого хранения, об этом сообщит сотрудник. По GST/HST шесть лет обычно отсчитывают после последнего года, когда запись может понадобиться для отчётности.
Где хранить электронные записи
Записи, как правило, нужно держать по месту ведения бизнеса или в вашем жилье в Канаде. Электронные записи на сервере за границей, к которому вы подключаетесь из Канады, CRA как хранение в Канаде не считает. Разрешение на хранение за границей CRA может дать письменно, но не всем категориям организаций, и копии должны быть доступны сотрудникам CRA в Канаде в читаемом электронном формате. Если вы пользуетесь облачной бухгалтерской программой, уточните расположение серверов и при необходимости запросите разрешение.
Что включить в систему
- Счета и чеки, как в статье о том, что должно быть в invoice.
- Банковские выписки и платёжные подтверждения, отдельно от личных.
- Договоры, документы на покупку оборудования и автомобиль (лимиты по машине).
- Копии деклараций и квитанций об оплате налогов.
Цифры на 2027 год
Срок хранения в шесть лет не привязан к конкретному году, и об изменениях на 2027 год в проверенных материалах CRA на 31 октября 2026 года ничего нет.
Частые вопросы
Сколько лет хранить бизнес-документы в Канаде?
Как правило, шесть лет с конца последнего налогового года, к которому они относятся. Есть исключения: подача с опозданием, спор с CRA, долгосрочное имущество. Для распущенной корпорации срок два года.
Можно ли хранить копии только в электронном виде?
Да, если копии точные, читаемые и доступны сотрудникам CRA в Канаде. Хранить их в Канаде нужно, если CRA не дало письменного разрешения. Облачные сервисы за рубежом требуют отдельной проверки.
Что делать с документами, когда срок вышел?
Если срок истёк и спора с CRA нет, их можно уничтожить. Записи о долгосрочном имуществе, акциях и сделках продажи или ликвидации хранят без ограничения. При сомнениях спросите бухгалтера.
Нужен ли отдельный счёт для бизнеса?
Закон прямо этого не требует, но личные и рабочие траты в одной выписке усложняют учёт и проверку. Отдельный счёт и карту стоит завести до первой продажи.
Актуально на 31 октября 2026 года. Материал справочный и не заменяет консультацию специалиста.
Создаём с нуля